机关档案管理制度

   一、档案立卷归档

    （一）归档范围：

    凡是记述和反映本机关工作活动的具有保存价值的各种门类和载体的文件材料均属归档范围。具体范围按国家档案局制定的《机关文件材料归档和不归档的范围》和其他档案管理办法的有关规定执行。

    （二）归档时间：

    1、文书归档：一般应于次年六月底前立卷归档完毕，各部门应于二月底前将应归档材料交至档案室。

    2、会计档案：由财务部门负责整理立卷，隔年向档案室移交。

    3、声像档案：于一次会议、一项活动结束半个月内整理完毕，交档案室归档。

（三）归档要求：

    1、凡属归档范围的各种文件材料，必须由档案室统一管理，任何部门或个人不得据为己有。

    2、归档的文件材料必须收集齐全、完整、加以系统整理，组成保管单位，符合案卷质量标准，便于保管和利用。

    3、各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的要归档二至三套。

    4、永久、长期案卷内文件材料，凡有圆珠笔、铅笔、彩色墨水或复写、复印等不耐久字迹的必须进行复制。复制件同原件一并立卷、归档。

    5、案卷装订要整齐美观，封面、卷内目录、备考表要按规定填写，字迹要工整、清晰，案卷标题要简明、确切，符合要求。

    二、档案保管

    （一）设立专门档案库房，集中统一管理本机关各种门类、载体的全部档案和有关资料。

    （二）档案库房要加强保护措施，做到防盗、防光、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫。

    （三）库房内档案柜架要排放有序，档案按不同门类、载体分别存放。同一门类档案按保管期限——年度——问题的次序排列。档案柜要放置指引卡，做到醒目，存取方便。

    （四）建立档案资料收进、移出登记簿，并及时登记，做到“家底清”。

    （五）对档案的保管状况要定期检查，发现问题及时报告，并采取改正和补救措施。

    （六）经常保持档案库房整洁、库房内严禁吸烟，不准存放易燃、易爆等杂物。

    （七）销毁失去保管价值的档案，应登记造册，经主管领导批准，到指定地点销毁，并有两人监销，不得卖给废品收购部门或个人。

    （八）非档案工作人员一般不得进入档案库房，借阅档案资料者要在阅览室等候。

    （九）档案工作人员下班时要关灯、关窗、锁门，保管好钥匙。

    （十）档案工作人员调动工作时必须严格履行交接手续。

    三、档案利用

    （一）机关档案工作人员熟悉所藏档案情况，了解机关各项工作对利用档案的需要，积极做好档案利用工作，不断提高档案利用率。

    （二）利用范围：本机关档案室所存档案，原则上只为单位工作人员提供利用，不属于开放范围，一般不对外（社会）提供利用。

    （三）利用方式：利用档案一般在阅览室查阅。特殊情况需要外借时，要严格批准手续。

    （四）利用手续：

    1、利用本部门档案和其它部门非机密档案者，档案工作人员可直接提供。

    2、利用重要、机密档案者，必须经机关主要领导或分管领导批准。

    3、外单位一般不提供利用。确属需要利用档案者，须持单位介绍信，注明利用者身份，查案内容和利用目的，经主管领导批准。

    4、凡利用档案者，都应按规定填写《档案借阅登记表》。

    （五）利用要求：

    1、各种档案的提供利用，必须严格执行保密制度。

    2、利用者要爱护档案资料、保障所用档案资料的完好无损，不得随意折叠和圈划，严禁拆卷、涂改、增删和抽页。